Conduire une réunion efficace

LE METIER

  • D’animer une réunion avec méthode, d’en maîtriser son déroulement et d’obtenir les résultats attendus.
  • De développer la faculté d’échange, de participation active et constructive des membres du groupe.
  • De faciliter la prise de décision et maîtriser la durée des réunions.

Type de formation

Durée

2 jours

PROGRAMME / CONTENU

JOUR N° 1

 1. Etat des lieux

  • Evaluation collective de la tenue des réunions passées.
  • Enoncé des principaux dysfonctionnements.
  • Les points forts.

2. Les différents types de réunions

  • Les objectifs.
  • L’environnement, le contexte.
  • Les participants, leurs attentes.

3. Préparer une réunion.

  • L’animateur :

-   Pourquoi la réunion ?

-       Fixer les objectifs, l’ordre du jour, la durée.

-       Quels participants ? Quels rôles ?

-       Quand ?

-       Les conditions matérielles, disposition de la salle.

-       L’information (convocation, documents à remettre lors de la réunion).

-       Le contenu des dossiers (connaissance des sujets à traiter).

  • Le participant :

-   Quelle contribution à la réunion ?

-       Le contenu des dossiers (connaissance des sujets à traiter).

 

JOUR N°2

 

4. Les bases de la communication interpersonnelle

Rappels

  • Pourquoi communiquer, pourquoi on ne se comprend pas.
  • Qualités d’expression orale.

5. L’animation

  • Gérer la progression du groupe.
  • Gérer les participants difficiles.
  • Maîtriser les prises de paroles, le temps.
  • Favoriser les échanges.
  • Gérer son stress.
  • Concrétisation, conclusion.

6. La participation 

  • Sa place dans le groupe.
  • La prise de parole efficace ≠ le plaisir de parler.
  • Compatibilité des attentes individuelles et des objectifs de la réunion.

7. Le suivi de la réunion                                              

  • Le compte-rendu.
  • L’auto debriefing.

MÉTHODE PÉDAGOGIQUE

  • Exposés et débats.
  • Travail en sous groupes.
  • Jeux de rôle et mises en situation filmés.
  • Analyse en commun de simulations enregistrées.
  • Echanges permanents avec le groupe.

 

Le stage permettra à chaque participant de se mettre en situation d’animation de réunions (filmées et enregistrées) et d’apprécier, au travers de cas concrets les facteurs de réussite ou d’échec d’une réunion.

Les aspects constructifs ou négatifs des interventions des participants seront évalués à partir de la vidéo, sans négliger la propre personnalité de chacun.

Les méthodes de base permettant, en particulier, de respecter la durée prévue, la réalisation des objectifs de la réunion et le droit (voire le besoin ou la nécessité) d’expression de chacun, seront mises en pratique.

Au delà, le stage permettra d’intégrer le rôle psychologique de l’animateur et les aspects des relations humaines entre les acteurs de la réunion. Les facultés d’écoute, d’observation, de diplomatie et de stratégie ne sont pas les moindres ni les plus faciles à développer chez l’animateur, le principal souci de celui-ci étant la productivité de la réunion.

  

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Public Visé

  • Encadrement
  • Chef d’équipe
  • Agent de maîtrise